5- صيانة الملفات
1.يفضل أن تحتفظ بكل الملفات الخاصة ببرنامج أو تطبيق معين داخل مجلد واحد ، حيث تكون فى شكل منظم لتسهيل التعامل معها ، و لتلافى وجود نسخ مكررة من الملف على مجلد آخر أو إلغاء ملف بطريق الخطأ.
2.حاول قدر الإمكان أن تكون أسماء المجلدات و الملفات تعبر عن محتوياتها بحيث تستطيع معرفة محتويات كل منها بمجرد قراءة الاسم و تجنب اختيار أسماء مثل ( file 1, aaa,bbb,a1…) التى لا تدل على محتويات الملف.
3.احتفظ دائما بنسخة احتياطية حديثة من الملفات المهمة على أسطوانات ممغنطة و لا تنس كتابة تاريخ استخراج النسخة الاحتياطية على غلاف الأسطوانة.
استخدم المجلدات الفرعية ( Sub – Director )
لتنظيم أنواع الملفات المختلفة داخل المجلد الرئيسي فيكون من الأفضل تخزين الصور على مجلد فرعى و التقارير على مجلد آخر و الرسائل على مجلد ثالث ، فالمجلدات جيدة التنظيم تسهل العمل و تجنبنا الأخطاء.
4.يفضل تجزئة الملفات الكبيرة إلى جزءين أو أكثر إذا أمكنك ذلك حتى تتجنب مشاكل عدم وجود مساحة كافية بالذاكرة عند التعامل معها و مثال على ذلك إذا أردت الاحتفاظ بكتاب باستخدام برنامج معالج الكلمات فمن الأفضل أن تقسمه إلى فصول و تضع كلا منها فى ملف منفصل.
الصور المخزنة على الحاسب الآلى تأخذ مساحة كبيرة لذلك يفضل الاحتفاظ بها مضغوطة لكى تأخذ حجما أقل و يمكنك الاستعانة ببرامج ضغط الصور فى ذلك.
5.عند تحديث ملف و إعطائه اسما جديدا فقم بإلغاء الملف القديم إذا كنت لا تحتاج إليه حتى لا تحجز مكانا إضافيا على وحدة الأسطوانات.
6.احرص على تخزين التعديلات التى تقوم بإجرائها على الملفات كل فترة تتراوح ما بين 10 و 15 دقيقة باستخدام الأم ( SAVE ) خوفا من انقطاع الكهرباء أو أى عطل آخر.
الروابط المفضلة