تويت
هناك فرق شاسع بين أن تؤدي عملا وبين أن تجعل الآخرين يقومون بتأديته .
" إن الاجتماعات ليست أكثر من أداة من أدوات الإدارة لذا يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها "
فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك النجاح في تحقيق الأهداف المرجوة منها فعليك اتباع النصائح التالية :
إبدأ بتحضير وكتابة جدول الأعمال ، مع مراعاة ما يلي :
تحديد تاريخ ومكان وزمن الاجتماع ومدته .
إبلاغ المشاركين بالهدف المرجو تحقيقه من الاجتماع ( لماذا سيتم عقد الاجتماع ؟ وما هي الأهداف التي سيتم تحقيقها من وراء هذا الاجتماع ؟
حدد من سيحضر الاجتماع .
اعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي .
حدد الوقت الذي سيتم تخصيصه لمناقشة كل موضوع .
اعمل على أن يستلم كل عضو نسخة عن هذا الجدول قبل الاجتماع ، واحرص على إحضار نسخا إضافية إلى الاجتماع في حال نسيان أحد الأعضاء نسخته .
تأكد من أن مكان الاجتماع مهيأ ومناسب لأهداف الاجتماع قدر الإمكان . وتأكد من وجود العدد الكافي من المقاعد وأن الاضاءة والحرارة والتهوية جميعها مناسبة .
جهز كافة المواد المطلوبة وضع قدر ماتستطيع من المواد المطلوبة على طاولة الاجتماعات لتتحاشى تضييع الوقت في توزيعها أثناء الاجتماع .
إبدأ الاجتماع في الوقت المحدد بالضبط وكافيء الذين يحضرون في الوقت المحدد ولو بكلمة جميلة وأنه الاجتماع في الوقت المخصص .
راجع جدول الأعمال مع المجموعة وقم بخلق صورة ذهنية واضحة عن النتيجة المطلوب التوصل إليها عن كل بند من بنود الجدول حتى يعمل الجميع باتجاه تحقيق ذلك .
انتقل من بند لآخر في جدول الاعمال حسب التسلسل الموضوع واحرص على توزيع وقت الاجتماع على بنود جدول الأعمال بما يتناسب مع الأهمية النسبية لكل بند .
تكلم بحيث يفهمك الجميع وابن افكارك على أفكار الآخرين .
لا تسمح للأعضاء بالخروج عن الجدول والتزم به قدر الإمكان .
لا تترك المجال لإي فرد أن يحتكر الحوار وحاول أن تحث الجميع على المشاركة .
لاتستخدم الاجتماع كبديل للمناقشات الفردية مع أعضاء المجموعة لمناقشة قضايا يمكن حلهابينك وبين أحد الأعضاء على انفراد .
استمع باهتمام لكل مايقال لأنك ربما تكون الشخص الوحيد الذي يقوم بذلك .
ا رصد الرسائل غير اللفظية ، فغنها ستخبرك عن مشاعر أعضاء المجموعة حيال تقدم مجموعتهم اكثر مما يمكن ان تخبرك به الكلمات .
كن منصفا عند مواجهتك للصراعات ولا تسمح بالمشاحنات .
إحرص على أن يكون الاحترام متبادلا بين الأعضاء .
اعمل ملخصا لكل مرحلة من مراحل الاجتماع .
أوجد الجو الذي يشعر فيه جميع الاعضاء ان بإمكانهم التحدث بصراحة وصدق .
كن نموذجا للعمل البناء في إدراتك للإجتماعات ، ليكن أسلوبك في التعامل إيجابيا ولا تجعل نقدك جافا قاسيا .
اختم الاجتماع بتلخيص ما انجزته المجموعه
وايضاح ما ستكون عليه الخطوة التالية .
" إن الاجتماعات ليست أكثر من أداة من أدوات الإدارة لذا يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها "
فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك النجاح في تحقيق الأهداف المرجوة منها فعليك اتباع النصائح التالية :
إبدأ بتحضير وكتابة جدول الأعمال ، مع مراعاة ما يلي :
تحديد تاريخ ومكان وزمن الاجتماع ومدته .
إبلاغ المشاركين بالهدف المرجو تحقيقه من الاجتماع ( لماذا سيتم عقد الاجتماع ؟ وما هي الأهداف التي سيتم تحقيقها من وراء هذا الاجتماع ؟
حدد من سيحضر الاجتماع .
اعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي .
حدد الوقت الذي سيتم تخصيصه لمناقشة كل موضوع .
اعمل على أن يستلم كل عضو نسخة عن هذا الجدول قبل الاجتماع ، واحرص على إحضار نسخا إضافية إلى الاجتماع في حال نسيان أحد الأعضاء نسخته .
تأكد من أن مكان الاجتماع مهيأ ومناسب لأهداف الاجتماع قدر الإمكان . وتأكد من وجود العدد الكافي من المقاعد وأن الاضاءة والحرارة والتهوية جميعها مناسبة .
جهز كافة المواد المطلوبة وضع قدر ماتستطيع من المواد المطلوبة على طاولة الاجتماعات لتتحاشى تضييع الوقت في توزيعها أثناء الاجتماع .
إبدأ الاجتماع في الوقت المحدد بالضبط وكافيء الذين يحضرون في الوقت المحدد ولو بكلمة جميلة وأنه الاجتماع في الوقت المخصص .
راجع جدول الأعمال مع المجموعة وقم بخلق صورة ذهنية واضحة عن النتيجة المطلوب التوصل إليها عن كل بند من بنود الجدول حتى يعمل الجميع باتجاه تحقيق ذلك .
انتقل من بند لآخر في جدول الاعمال حسب التسلسل الموضوع واحرص على توزيع وقت الاجتماع على بنود جدول الأعمال بما يتناسب مع الأهمية النسبية لكل بند .
تكلم بحيث يفهمك الجميع وابن افكارك على أفكار الآخرين .
لا تسمح للأعضاء بالخروج عن الجدول والتزم به قدر الإمكان .
لا تترك المجال لإي فرد أن يحتكر الحوار وحاول أن تحث الجميع على المشاركة .
لاتستخدم الاجتماع كبديل للمناقشات الفردية مع أعضاء المجموعة لمناقشة قضايا يمكن حلهابينك وبين أحد الأعضاء على انفراد .
استمع باهتمام لكل مايقال لأنك ربما تكون الشخص الوحيد الذي يقوم بذلك .
ا رصد الرسائل غير اللفظية ، فغنها ستخبرك عن مشاعر أعضاء المجموعة حيال تقدم مجموعتهم اكثر مما يمكن ان تخبرك به الكلمات .
كن منصفا عند مواجهتك للصراعات ولا تسمح بالمشاحنات .
إحرص على أن يكون الاحترام متبادلا بين الأعضاء .
اعمل ملخصا لكل مرحلة من مراحل الاجتماع .
أوجد الجو الذي يشعر فيه جميع الاعضاء ان بإمكانهم التحدث بصراحة وصدق .
كن نموذجا للعمل البناء في إدراتك للإجتماعات ، ليكن أسلوبك في التعامل إيجابيا ولا تجعل نقدك جافا قاسيا .
اختم الاجتماع بتلخيص ما انجزته المجموعه
وايضاح ما ستكون عليه الخطوة التالية .