مهارات في التواصل

إنّ مراجعة الأداء من الأمور المهمة التي يجب على كل مسؤول أخذها على محمل الجد إن أراد بناء مستقبل مهني زاهر.
هاك طائفة من النصائح التي قدمها أحد الخبراء بهذا الخصوص:

آراء الآخرين ليست سوى معلومات بالنسبة إليك: فالمعلومات التي تردك بشأن أمر ما ليست قرارات بعينها بل أنت الذي يتخذ قرارات بشأنها.
الآراء والتعليقات ليست سوى نظرة خاطفة عنك: من الخطأ الاعتقاد أن كل ما يأتيك من مراجعات هي في صميم ما تقوم به من عمل بينما لا تعدو في حقيقتها أن تكون صورة لوجه واحد فقط.
لا تقبل بسهولة كل رأي أو تعليق يقدم إليك، ولكن لا ترفضه بسهولة أيضاً.
تذكر أنك تعرف نفسك أفضل من غيرك. إن عليك أن تحدد في النهاية المهم مما وردك من آراء، ثم تقرر: ما الشيء الذي من الأفضل أن تتدرب على إتقانه؟
لا تركز كثيراً على الجوانب السلبية، واستمتع بما يلقى إليك من عبارات الثناء والتشجيع.
قبول من لا تحب من الناس

إن قيادتك الناس لا تقتضي حبك لهم؛ إلا أنك بحاجة إلى الإقرار بما يملكون من قوى والاستفادة منها. وإذا في حال صعُب عليك فعل ذلك فحاول القيام بهذا التمرين:
في كل يوم ولمدة أسبوع دوّن اسم واحد من الذين لا تنسجم معهم من زملاء العمل. قم بعد ذلك بتسجيل إحدى الميزات التي يتمتع بها ذلك الزميل. فقل مثلاً، "إنه يحسن الشؤون المالية أكثر من أي شخص آخر في الشركة"، أو قل "إنه منضبط في مواعيده دائماً". وفي اليوم التالي افعل ذات الشيء لشخص آخر وهكذا. وستكتشف بعد انقضاء أسبوع أنه يمكنك العثور على جوانب إيجابية لكل فرد من أفراد الفريق، بما في ذلك أولئك الأشخاص الذين لا تحمل لهم وداً.

البريد الصوتي

بينما يعتبر البريد الصوتي حلاً جيداً لموظفي المكاتب الذين لديهم أعمال كثيرة إلاّ أنه سرعان ما يصبح مشكلة جدّية إن لم يعالج بأسلوب عملي وفعّال. وللتأكد من أن الاتصال بك هو تجربة تبعث على السرور اتخذ الخطوات التالية:
جدد التحية في رسالتك الصوتية يومياً. اكتبها، وأضف معلومات يحتاجها المتصلون بك مثل اسمك والتاريخ وموعد رجوعك إلى العمل. ويتجاهل عدد كبير من الناس هذه الخطوة البسيطة بما في ذلك أحد الموظفين الذي عاد من إجازته ليجد اثنتين وتسعين رسالة تنتظره. وبالطبع كان العديد من تلك الرسائل من أناس قاموا بالاتصال أكثر من مرة.
اشرح كيف يمكن للمتصل أن يكلم شخصاً آخر. وأعط دائماً من يتصل بك طريقة سهلة للحصول على المساعدة السريعة من شخص موجود فعلاً.
مارس قراءة تحياتك بصوت عال قبل تسجيلها، وستبدو طبيعية أكثر.
استمع لتسجيلك. تأكد من أنها تنال إعجابك وإلاّ عاود تسجيلها مرة ثانية.
وفي تحيتك شجع الناس أن يتركوا رسائل قصيرة. وأوجد مثالًا جيدا بأن تفعل شيئاً مماثلاً حين تترك رسائل للآخرين.
أعد توجيه المكالمات أثناء إجازتك. افصل خيار التسجيل عن بريدك الصوتي أثناء فترة غيابك بعد موافقة مديرك. ولكن وجّه المتصلين نحو شخص آخر أو اطلب منهم الاتصال بك ثانية لدى عودتك.
رد على المكالمات بسرعة
لا تحفظ الرسائل المسجلة للرد عليها فيما بعد. ابق على الكرسي بالقرب من هاتفك لتدوين الملاحظات. وفور فراغك من كتابة الأشياء الضرورية امح الرسائل المسجلّة على الفور.

---
نقلته من موقع البشير

جزاك الله خيرا .. ونفعنا بك