أولاً : أزل من عقلك خرافة[ الوقت حر]
إن التفكير بالأشياء الملموسة مثل السيارات والبيوت أسهل من التفكير بالوقت وذلك لأن لها قيمة ، ولكن لأن الوقت غير مرئي وغير قابل للمس فهو لا يحظى بالاحترام الكافي ، فلو سرق شخص مجوهرات منك فإنك ستنزعج وتخبر الشرطة عن الجريمة ولكن سرقة الوقت في العادة لا تعتبر حتى جنحة ، ومما يدل على هذا أننا نسمع أحياناً قول القائل : اعمل ذلك في وقتك الحر ، أي اعمل ذلك حين لا تكون منهمكاً في أمر مهم ، ولكن الحقيقة هي أنه يجب أن لا يكون هناك شيء اسمه الوقت الحر .
ثانياً : قدِّر لمجهودك ثمرة أعلى من الثمرة الحالية
فإذا بدأت تفكر بأن وقتك فعلاً يساوي ثمرة عظيمة ؛ فلا تفاجئ إذا وجدت نفسك تجني فعلياً تلك الثمرة ، وما سيحصل هو أنك ستبدأ تدرك قيمة الساعة المهدرة ، بعد ذلك ستبدأ بالبحث عن طرق لتقليل الهدر الذي يسببه انعدام الكفاءة ، وربما وهو الأهم ستبدأ بالاختيار بدقة أكثر المشاريع والطلبات ثمرة ، ويجب أن لا تهب وقتك لأحد إلا باختيارك ، ولا تعتبر وقت شخص آخر أكثر قيمة من وقتك .
ثالثاً : حاسب نفسك ودقق في وقتك والمجهود المبذول فيه
إن كنت من الذين لا يستطيعون أن يستثمروا وقتهم بشكل جيد فحاول أن تضع لك سجلاً تدوِّن فيه جداول لوقتك والوقت الذي قضيته في أداء كل عمل من أعمالك ، وربما لا تكون هذه الطريقة ضرورية للناس الذين تعلموا إدارة وقتهم بشكل جيد ، ولكن بالنسبة للشخص الذي يجد صعوبة في إدارة وقته فإن الاحتفاظ بسجل يمكن أن يكون مفيداً كأداة تشخيص ، فالسجل يمكن أن يكون له أثر الصدمة ؛ حتى للناس ذوي الخبرة حينما يدركون كم من الوقت يتم فقدانه ببساطة ، إن السجل لا يترك مجالاً كبيراً لخداع النفس .
الفصل الثاني : نظّم نفسك ورتب أولوياتك
إن معرفة التفاوت في أهمية الواجبات على لائحتك أمر حيوي ، فهذا هو الموقع الذي يتيه فيه الكثير ممن يمكن أن يصبحوا خبراء في إدارة الوقت ، فإنهم يصنعون قائمة بالواجبات ، ولكنهم عندما يبدءون بتنفيذ البنود على القائمة ؛ فإنهم يعاملون كل الواجبات بالتساوي ؛ وحتى يحصل تنظيم النفس وترتيب الأولويات فلابد من اتباع الأمور التالية :
1- يجب عليك أن تحدد وتدون أهدافك .
2- ركز نشاطك وجهودك على المصادر المفيدة لعملك .
إن الانتباه إلى ماسيعطي أفضل العوائد يحررك من الاهتمام والارتباط بالمصادر التي تساهم بشيء قليل أو بلا شيء في نجاحك ، فقد تحتاج إلى إلغاء 80% من مصادرك أو تتخلص من 80% مما كنت تضعه على لائحة أولوياتك .
هناك عدة أسباب وجيهة تجعل هذه النصيحة جيدة ، منها :
أ-إذا كانت الواجبات مدونة فبإمكانك أن تنام بعمق أكثر ، حيث يصبح ذهنك صافياً ، ولا يخفى عليك أثر النوم بهذه الصفة على عمل الغد .
ب-إذا كانت الواجبات مدونة فإن عقلك يتحرر ؛ حتى يحل المشاكل ، وليس فقط ليتذكرها ، فأصبح المجهود العقلي متوجهاً إلى عملية واحدة وهي إيجاد النتائج وليس إلى عمليتين ؛ عملية الحل والتذكر .
ج-إذا كانت الواجبات مدونة فأنت تكون قد خطوت خطوة نحو الالتزام ، فإذا كان الواجب لم يكتب فهو على الأرجح لا يستحق التنفيذ.
4- اجعل لائحتك شاملة لوقتك وأولوياتك .
وحتى تكون لائحتك عملية فلابد أن :
· لا تعتمد على مذكرات مخربشة على قطع من الورق مبعثرة هنا وهناك .
· لاتعتمد على قصاصات على مكتبك أو ملصقة على الثلاجة ونحوها بواسطة مغناطيس .
· تأكد من وجود لائحتك في مكان واحد على الأقل ، فربما يكون ذلك في مفكرة تحملها معك أو في حاسوب .
· تأكد من أن تكون القائمة في متناول اليد في كل الأوقات .
5- افحص قائمتك بشكل منتظم واجعل مرؤوسيك يفعلوا ذلك أيضاً .
راجع قائمتك بشكل دوري ، ولابد أن تنظر إليها في الصباح كأول شيء تفعله بدون انقطاع ، وأيضا كلما أعطيت واجبات لمرؤوسيك تأكد من أنهم يحتفظون بقوائم للأمور المطلوبة منهم ، واطلب منهم في الاجتماعات التالية ، أن يحضروا القوائم ويستعملوها كأساس لتقريرهم عن العمل ، وتأكد أنك متى استخدمت القائمة بهذه الطريقة فسوف تتأكد من أن الواجب الذي أمليته لم ينته إلى النسيان .
6- حدد الفقرات على قائمتك بدقة وعلى قدر الطاقة .
يجب أن تكون قائمتك شاملة ، ولكنها يجب ألا تكون موسوعية ؛ وإلا أجبرت نفسك على أكثر من طاقتك ، وقبل أن تغادر المكتب اكتب ستة أشياء أو نحوها لم تتمكن من عملها اليوم ، وتحتاج إلى عملها بشدة في الغد ، وبهذا ستصبح أكثر تركيزاً ، وسرعان ما يحصل لك تحسن ملحوظ في إنتاجيتك .
7- حدد تاريخاً وزمناً للواجبات التي على لائحتك .
ضع الواجبات المطلوبة على لائحتك ،ويجب أن تلتزم بتنفيذ ما هو على اللائحة ، وأفضل طريقة للالتزام هي إعطاء كل واجب على اللائحة شريحة زمنية محددة .
8- إذا كنت مسئولًا ففكر بعمل لوائح لمعاونيك .
فعليك أن تضع لوائح واجبات لمساعديك الرئيسين ، أو تطلب منهم أن يفعلوا ذلك .
9- اعمل لائحة للمدى الطويل .
يعمل الكثير من مخططي الوقت لوائح للمدى الطويل ، بل إن بعضهم يعرف لائحة واجباته الشهرية ، فيعرف مسبقاً وقبل شهر معظم المكالمات الهاتفية الهامة التي سيجريها ، وبعض الأشخاص يقدرون حتى كمية الوقت التي سيحتاجها كل من مشاريعهم الموجودة على لائحة المدى الطويل حتى تنتهي ، بعد ذلك يستخدمون لوائح أسبوعية وشهرية وحتى سنوية لعمل لوائحهم من خلالها .
اسم الكتاب: فن إدارة الوقت [كيف يدير الناجحون وقتهم]
اختصره الفريق العلمي بموقع مفكرة الإسلام
خرافات إدارة الوقت
خرافة رقم )1) :
إذا تمكنت من العمل لمدة 12 ساعة
في اليوم فسوف أحقق تقدما أكثر مما أحققه الآن
خرافة رقم)2) :
إن لدي الكثير مما يجب أن أعمله الآن , ومن ثم فإنني لا أستطيع توفير الوقت اللازم للتخطيط
خرافة رقم )3) :
إذ كنت أريد لعمل أن يؤدي علي الوجه الأكمل فلابد أن أقوم به بنفسي
خرافة رقم)4) :
يجب أن أقرأ كل رسالة وكل تقرير يصل إلى المكتب
خرافة رقم )5) :
إذا لم أفعل شيئا حيال مشكلة ما فربما تختفي هذه المشكلة
خرافة رقم (6) :
إذا قضيت وقتا طويلا في إنجاز هذا العمل فإن ذلك سوف يزيد من كفاءتي
خرافة رقم )7) :
حيث إنني المدير فإن الوقت الذي أقضيه في اتخاذ القرارات سوف يحسن جودة هذه القرارات
خرافة رقم)8) :
سوف أكون مديرا أكثر فعالية إذا اتبعت سياسة الباب المفتوح
خرافة رقم )9) :
أنا ببساطة لا وقت كافيا لدي ! سوء إدارة الوقت هي المسببة في عدم استخدام الوقت المتاح لك علي أفضل وجه
الأنماط الإدارية غير المريحة و كيفية التعامل معها
أن مضيعات الوقت تعتبر مؤشر لأنماط إدارية غير مريحة
1- النمط المثالي
:
- يهدف إلى الكمال ويتوقع ذلك من مرءوسيه
أ يضيع الوقت في الاهتمام بالتفاصيل و تضييع الوقت في الأمور التافهة
ب القلق علي المحافظة علي الشكليات
2- النمط المتعجل:
أ يحاول إنجاز العمل بسرعة
ب يجيب علي الأسئلة قبل أن تسأل و يكمل كلام الآخرين
ج لديه قائمة مواعيد أكثر من اللازم و ليس عنده المقدرة علي تقدير الوقت
د لا يأخذ الوقت الكافي لشرح المهام لمرءوسيه عندما يفوض لهم جانبا من سلطاته
3- النمط الذي بتبني مبدأ حاول أكثر:
أ المدير الذي يخرج عن الموضوع , ويؤجل أعماله و يكرر الأسئلة
ب يحاول دائما ولكن نادرا ما ينجح
4- نمط كن قويا :
أ هذا المدير يبدو صلبا وممسكا بزمام الأمور دائما
ب أنه يعيش تحت ضغط نفسي من جراء المجهود الذي يبذله لكبح مشاعره
ج غير عاطفي
د يأخذ وقتا غير قليل في تصحيح ما قاموا به من تصرفات
التخطيط للنجاح
1- لا يمكن أن نقرر ما يجب عمله اليوم إلا إذا تحدد ما نريد أن نصل إليه غدا.
أن أي خطة تتعلق بالتطوير و استغلال الوقت بشكل جيد تعتمد علي وضوح الهدف.
2- حدد الأهداف
سجل كل الأهداف ثم قسمها إلى أهداف طويلة الأجل و أخري قصيرة الأجل , متخصصة و شخصية. يجب أن يتم الموازنة بين الأهداف ووضع جدولا زمنيا لتحديد متي نريد الانتهاء من كل الأهداف.
3- تحديد الأولويات
يجب أن يتم ترتيب الأهداف تبعا للأولوية و أهمية الهدف علي أن يتم تحديد نقاط التعارض بين أولوياتك و أولويات رئيسك و زملائك و محاولة التنسيق بين الجميع كما يتم تغير الأولويات بشكل مستمر في ضوء التغيرات أو المعلومات الجديدة
4- تحليل المهام
اعمل قائمة بكل أهدافك و مهامك الحالية و القادمة و الروتينية , ثم قسمها إلى ثلاث فئات و حدد المهام التي في حاجة لإشراك الآخرين و أيها يمكنك تفويضه و أي المهام غير ضروري لتتجاهله كما يجب تحديد أهم المهام وأوقات الانتهاء منها
النوع أ : المهام العاجلة و المهمة ( التخطيط و التطور )
النوع ب : ) المشاريع المتطورة )
النوع ج :
المهام الروتينية ) الأعمال الروتينية)
يجب عمل موازنة بين المهام اليومية بحيث
المهام من النوع أ: يجب إنهاء بعض من تلك المهام العاجلة و المهمة كل يوم .
المهام من النوع ب : تشمل المهام غير العاجلة و يتم القيام بها عندما يسمح الوقت
المهام من النوع ج: أنه يشمل معظم ما تعمل به ويجب أن يستحوذ علي جزء كبير من يومك
4-تحديد أوقات الهدوء و الراحة
ستكون في حاجة إلى بعض الوقت لتحدد لنفسك أولوياتك و تركز علي المهام الأصعب ذات الأولوية الأولي . كما يجب أن تحصل علي وقت راحة لكي تتمكن من إنجاز المهام بكفاءة عالية.
5-زيادة الكفاءة
أن مستويات أدائك سوف تتذبذب تبعا لمستويات النشاط لذا يجب تحديد أوقات المهام بحيث يتلاءم مع مستويات النشاط
6-حدد مضياعات الوقت التي تقابلك عند قيامك بالعمل و ضع خطة محددة للتحكم فيها
مضيعات الوقت الأسباب الحل
سوء التخطيط عدم الاقتناع بضرورة التخطيط التخطيط يحتاج إلى وقت ولكن يوفره في النهاية
غياب الأهداف والأولويات حدد الأهداف والأساليب المتبعة وناقش الأولويات مع المرؤوسين
الإدارة حسب الطوارئ الوقت الذي يضيع في التخطيط لا يضيع هباء
تقدير الوقت غير منطقي السماح بوقت للمقاطعات
الفشل في تحديد الأولويات اربط الأولويات بجدول أعمال
عدم تلبية الضروريات التمييز بين الأمور المهمة والأمور المستعجلة
سوء الإدارة التزامات فوق الطاقة قل لا ولكن قدم اقتراح بديل
ممكن تفويض بعض المهام
عدم المقدرة علي اتخاذ القرار تشجيع الاتصال الواضح ووضع مدى زمني لكل نشاط
السرعة في الأداء خذ وقتك لإنجاز العمل والتأكد من عدم تكراره
الاهتمام بكل التفاصيل أهتم بالضروريات
الأعمال الروتينية ادمج الأعمال – فوض بعضها
محاولة إنجاز أعمال كثيرة في نفس الوقت فوض أكثر
تقدير الوقت اللازم إنجازها بأقل مما يجب
الخوف من عواقب الخطأ أتعلم من الأخطاء
عدم وجود قائمة بالإعمال مرتبة طبقا لأولوية كل منها ركز علي المهام الرئيسية و فوض المهام الروتينية
المكاتب الغير مرتبة والفوضى سلة الوارد والصادر
عدم وجود إطار واضح لعملية اتخاذ القرار أ جمع البيانات, حدد الاحتياجات, وضح الأهداف, ضع قائمة بالبدائل الأكثر قبولا, اختيار الأسلوب الملائم, ونفذ القرار
عدم المقدرة علي الرفض تعديل سياسة الباب المفتوح
السكرتيرة
الفشل في وضع حدود واضحة للسلطة والمسئولية تحديد الاختصاصات والمسؤوليات
الإرهاق تقدير الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة
عدم المقدرة علي التفويض بسبب نقص الخبرة لدي المرؤوسين فرص تدريب أكثر, السماح بمساحة للخطأ,
المرؤوسين ليسوا مستعدين لتحمل مسؤوليات أكثر حدد الشخص الجدير بتحل المسؤولية وأعطه قدر ما يستطيع تحمله
المرؤوسين مشغولين أصلا توزيع المهام بالتساوي
غياب المعايير و تقارير الأداء متابعة و تقييم
الاجتماعات الكثيرة إعداد أجنده العمل ,تجنب إهدار الوقت و التزم بالجدول
</SPAN>
الروابط المفضلة